به وبلاگ شرکت ملک خوش آمدید. | وب سایت شرکت حسابداری ملک

زمان مطالعه :

تشریفات اداری یا کاغذ بازی ها را کاهش دهیم

چگونه می توان کاغذبازی های شرکت خود را کاملاً کاهش داد؟

در مشاغل ، تشریفات اداری یا کاغذ بازی ها ضروری است زیرا ابزاری مهم برای فعالیتهای روان کسب و کار است. هر مشاغل خاص به تشریفات اداری  به ویژه کارآفرینانی که به تازگی کسب و کار خود را شروع کرده اند ، نیاز دارد.

در هر صورت، نیاز به مستند سازی صحیح معاملات و در نهایت انجام کارهای اداری است.

بدون توجه به وسعت شغلی خود و یا در کدام صنعت یا حرفه فعالیت می کنید ، شما و هر فرد دیگری وظیفه مشابهی دارید  که آن تهیه مستندات است.

اگرچه ، مشاغل در روند مستندسازی متفاوت هستند ، اما در اهداف اصلی این قضیه ثابت است اهداف اصلی عبارتند از :

اول: ایجاد کنترل داخلی برای منافع تجاری

دوم: ارائه شواهدی از کلیه معاملات تجاری.

 

هدف تدوین این مقاله

پیچیدگی اسناد به اندازه و پیچیدگی کسب و کارتان بستگی دارد. هرچه کسب و کار شما بزرگتر باشد ، دامنه مستندات مورد نیاز گسترده تر است. ادارات مختلف نیز به عنوان مدرک معاملات خود به اشکال و اسناد مختلفی نیاز دارند.

با این حال ، مستندترین و تایید شده ترین بخش یک شرکت باید امور مالی و حسابداری باشد. حسابداری و مالی به نظارت ، کنترل و اثبات دقیق نیاز دارد.

در این مقاله اساسی ترین و رایج ترین فرم ها و اسناد مالی و حسابداری برای یک تجارت مورد بحث قرار می گیرد. و در نتیجه اینکه چگونه می توانیم تشریفات اداری یا کاغذ بازی ها را کاهش دهیم.

 

اسناد داخلی و خارجی

 

اسناد خارجی : اسناد و فرم های خارجی اسنادی است که به طور عمده به مشتری  برای اثبات معامله انجام شده با شرکت صادر می شود. برخی از این موارد عبارتند از:

رسیدهای رسمی ، فاکتور فروش ، سفارشات خرید و کوپن های چک یا نقدی.

 

اسناد داخلی : از طرف دیگر اسناد داخلی اسنادی هستند که اصولاً برای ایجاد کنترل و نظارت داخلی تولید و نگهداری می شوند. این اسناد به عنوان اثبات معاملات انجام شده در داخل شرکت و کارکنان برای فهمیدن کارهایی که باید انجام دهد می باشد.

این اسناد در بین پرسنل منتشر می شود. برخی از این موارد عبارتند از:

فرم های خرید ، فرم های پرداخت و فرم های انحلال.

 

فرم درخواست خرید

فرم درخواست خرید سندی داخلی است که توسط هر بخش از شرکت در مورد کالاهایی که می خواهند کارپرداز برای آنها بخرد ، پر می شود. روابط عمومی برای اهداف داخلی سازمان این مسئولیت را پیگیری میکند.

بنابراین شرکت از کانال روابط عمومی این قضیه را پیگیری میکند. جزئیات مهم موجود در روابط عمومی شامل تاریخ درخواست ، موارد مورد نیاز ، شرح و مقدار آنها است. این فرم های درخواست هایی که روابط عمومی پیگیری میکند باید توسط مسئولین مربوطه امضا شود . یک درخواست خرید تایید شده سبب ایجاد سفارش خرید می شود.

 

سفارش خرید

سفارش خرید یک سند خارجی ساخته شده توسط شرکت است که برای درخواست خرید کالا یا ارائه خدمات برای ارائه دهندگان کالا و خدمات ارسال می شود. چون قوانین حاکم در هر شرکت متفاوت است هیچ قانونی استانداردی برای طرح بندی این فرم ها وجود ندارد.

اما در صورت کلی یک فرم سفارش خرید باید شامل: آدرس حمل و نقل ، اقلام سفارش داده شده ، مقدار سفارش داده شده و کل مبلغ قابل پرداخت باشد. کپی سفارش خرید به سند دیگری به نام سند دریافت گزارش ضمیمه می شود.

 

 

دریافت گزارش

گزارش دریافت ، سند داخلی دیگری است که توسط بخش دریافت کننده اقلام یا خدمات خریداری شده توسط شرکت صادر می شود.

طرح استاندارد گزارش دریافت وجود ندارد و این به شرکت بستگی دارد که چه اطلاعاتی می خواهند در گزارش دریافت ببینند.

مهمترین جزئیات شامل:

تاریخ دریافت ، در چه شرایطی دریافت شده ، چه کسی آنها را دریافت کرده و در کدام انبار ذخیره می شود.

 

کوپن چک / نقدی

چک یا کوپن نقدی سندی داخلی است که اثبات میکند چه میزان وجوه نقدی  از شرکت پرداخت شده است. مبلغ پرداخت در چک ابتدا در دفتر روزنامه و سپس در دفتر کل ثبت میشود.

هزینه هایی که برای آن چک صادر شده شامل پیوست هایی مانند سفارش خرید ، گزارش دریافت  و فاکتور فروش است. چک یا کوپن نقدی باید به طور مناسب توسط مدیران مالی شرکت تأیید شود. دریافت کننده برای تأیید دریافت وجه ، امضای خود را ضمیمه آن می کند.

 

رسید تحویل

رسید تحویل یک سند داخلی است که توسط شرکت برای تحویل کالا یا خدمات ارائه شده توسط این شرکت به مشتریان خود صادر می شود. رسید تحویل شامل داده هایی مانند :

تاریخ تحویل ، کالاهای تحویل داده شده ، مقدار ، مخاطب و سایر منابع مورد نظر شرکت برای منعکس کردن در آن است.

هنگامی که کالا تحویل داده شده یا خدمات ارائه شده است ، با صدور رسید تحویل به مشتری این قضیه تأیید می شود. سپس این شرکت از رسید تحویل تایید شده به عنوان مبنای قبض مشتری و سند دیگری به نام فاکتور فروش استفاده می کند.

فاکتور فروش

فاکتور فروش یا صورتحساب یک سند خارجی است که توسط شرکت برای مشتریان خود صادر شده و برای آنها ارسال می شود تا خدمات ارائه شده یا کالاهای خریداری شده را به آنها ارائه دهند. فاکتور فروش شامل اطلاعاتی در رابطه با :

خدمات ارائه شده یا اقلام تحویل شده ، تاریخ تحویل آنها ، تاریخ سررسید قابل پرداخت ، شرایط پرداخت و سایر شرایط است.

 

رسید رسمی

رسید رسمی سند خارجی دیگری است که شرکت برای مشتریان خود صادر می کند که گواهی دریافت پرداخت خدمات ارائه شده یا کالاهای تحویل شده است. رسید رسمی شامل:

تاریخ دریافت پرداخت ، فاکتور فروش یا صورتحساب پرداختی مربوط به پرداخت کننده ، آدرس پرداخت کننده.

در میان اسناد موجود در سوابق حسابداری ، رسید رسمی از همه بیشتر تنظیم شده است. شرکت نمی تواند فرم های رسید رسمی صادر کند مگر اینکه در اداره مالیات ثبت شده باشد.

 

تشریفات اداری یا کاغذ بازی ها

تشریفات اداری یا کاغذبازی ها

 

 

یک سیستم بایگانی برای اهداف مالی شرکت داشته باشید

همه این فرم ها از طریق یک توالی شماره گذاری شده حساب می شوند. این فرم ها در دو نسخه و گاهی به صورت سه نسخه تهیه می شود تا نسخه ای از آن را به هر طرف درگیر ارائه دهید. این اسناد در هنگام ممیزی ، فهمیدن میزان معاملات و سایر رویدادهایی که شرکت ممکن است ضروری بداند بسیار ضروری است.

به همین دلیل بسیار مهم است که یک سیستم بایگانی مناسب از این سوابق تهیه کنید. اگر یک کارآفرین تازه کار هستید ، اجرای یک سیستم مستند سازی کارآمد و موثر را در لیست کارهای خود قرار دهید.

 

امروزه کار آفرینان آنقدر خلاق هستند که گزینه های دیگری غیر از روش مرسوم صدور این اسناد دارند. که ممکن است خیلی تشریفاتی باشند ، اما لزوماً نباید روی کاغذ باشند.

اکنون اسناد دیجیتالی ، سیستم های پایگاه داده و فرم های آنلاین وجود دارد. هیچ چیز نسخه های چاپی را پشت سر نمی گذارد اما می توانید برای نیازهای مستند خود از الگوهای رایگان موجود در اینترنت استفاده کنید. تا زمانی که قالب ها اطلاعات مورد نیاز تجارت شما را فراهم می کنند ، در صورت لزوم از موارد ذخیره شده استفاده کنید.

 

با نرم افزارهای فروشگاهی و حسابداری ملک تشریفات اداری یا کاغذ بازی ها را کاهش دهیم برای اطلاعات بیشتر درباره این نرم افزار اینجا کلیک کنید.

 

به این مطلب امتیاز دهید

دیدگاه بگذارید

avatar
  Subscribe  
Notify of