دستورالعمل تنخواه گردان
نکات مهم درباره دستورالعمل تنخواه گردان
- كليه تنخواه گردان ها ميبايست قبل از انجام هزينه با مسئول واحد خود مديريت بازرگاني طبق ضوابط هماهنگي نمايند و پرداخت هرگونه وجهي بدون هماهنگي با مسئول واحد مربوطه ممنوع ميباشد و در صورت انجام، به بدهي تنخواه دار منظور ميگردد.
- مسئولين تنخواه گردان ها بايستي ترتيبي اتخاذ نمايند تا وجود مذكور از هرگونه دخل و تصرف مصون ماند. بنابراين توصيه ميگردد حساب بانكي ( جاري ) به همين منظور افتتاح گردد.
- تنخواه گردان ها ميبايست پس از انجام هزينه تا ميزان 80% سقف تنخواه جهت تجديد تنخواه بلافاصله نسبت به ارسال مدارك تنخواه به مديريت بازرگاني اقدام نمايند و در صورتي كه در اين خصوص تعهداتي جهت شركت ايجاد گردد تماماً از تنخواه دارها از محل تضمين دريافتي از ايشان قابل وصول خواهد بود.
- ايجاد هرنوع تعهد مالی شركت نسبت به اشخاص حقيقي و يا حقوقي بدون كسب مجوز كتبي از مديرعامل شركت ممنوع ميباشد.
- انعقاد قرارداد با تاييد مدير مربوطه و تصويب نهايي مديرعامل ( در چارچوب آئين نامه معاملات شركت ) صورت ميگيرد و پرداخت ها در اين خصوص توسط حسابداري صورت ميپذيرد و پرداخت توسط تنخواه گردان ها ممنوع ميباشد. این مقاله را نیز بخوانید: سیستم های کنترل داخلی در حسابداری
- خريد لوازم اداری از قبيل ميز و صندلي و … فقط با تاييد مدير مربوطه و تصويب مديرعامل شركت طبق ضوابط و مقررات شركت مجاز خواهد بود.
- تنخواه دارها مجاز به هزينه نمودن بيش از سقف تنخواه نميباشند.
- كالاها و اموال خريداري شده میبايست بلافاصله به انبار شركت تحويل و ساير مقررات جاري مربوط به سيستم انبار، رسيد انبار، طبق سيستم در مورد آن به مرحله اجرا درآيد.
- پرداخت هرگونه وجه بصورت پيش پرداخت توسط تنخواه گردان ها ممنوع بوده و در مواقع ضروري با هماهنگي مديريت بازرگاني متضمن تسويه از محل تنخواه گردان ها قابل قبول خواهدبود. در زمينه علي الحساب حقوق تنها از طريق تنخواه صندوق امكانپذير ميباشد كه ميبايست فرد متقاضي پس از تنظيم فرم درخواست مساعده و تاييد مدير مربوطه و مديرعامل درصورت وجود نقدينگي پرداخت صورت پذيرد.
- هزينه هائي كه از محل تنخواه گردان ها ( پس از تاييد مسئول مربوطه ) قابل پرداخت ميباشد به شرح ذيل ميباشد:
- هزينه هاي آب و برق، تلفن، پست، سوخت و گاز
- پرداخت هزينه هاي كپي، تايپ، صحافی بنا به درخواست و تائيد مدير مربوطه ( درصورت عدم وجود امكانات مذبور در شركت و يا محل كارخانه )
- هزينه لوازم التحرير اداري و ضروري
این مقاله را نیز بخوانید: کدینگ حسابداری خدماتی
- هزينه هاي آبدارخانه ( از قبيل قند، چاي، مايع ظرفشويي ) و هزينه هاي پذيرايي از ميهمانان شركت درصورت ضرورت ( شامل: ميوه، شيريني، غذا )
- پرداخت هزينه هاي حمل و نقل و باربري براساس اسناد و مدارك مربوطه
- هزينه هاي تعميرات ضروري تجهيزات و دستگاه ها در حالت فورس ماژور و اثاثيه و منصوبات اداري و ساختمان ها و برفرويي
- پرداخت هزينه هاي اياب و ذهاب، ماموريت هاي روزانه اداري براساس برگه هاي ماموريت اداري
- پرداخت هزينه های سوخت وسائط نقليه جهت انجام امور اداری شركت
- پرداخت هزينه های تعميرات عادي و سرويس و نگهداري وسائل نقليه بنا به تائيد مدير مربوطه و تصويب مديرعامل شركت ( هزينه هاي ناشي از تصادفات وسائل نقليه كه در اثر بي توجهي تحويل گيرنده وسيله نقليه به آن وارد گردد به عهده تحويل گيرنده خواهدبود. )
11. به منظور تسريع در كار كنترل اسناد در حسابداری و اعمال صحيح كنترل های داخلي رعايت موارد زير الزامي ميباشد:
1- مشخصات اسناد خريد كالاها و خدمات به شرح زير:
فاكتور شامل مقدار و مبلغ كالا يا خدمات خريداري شده با آدرس و مشخصات فروشنده بدون خط خوردگي و ذكر مشخصات كالا به صورت دقيق و ذكر كد اقتصادي فروشنده در زمينه خريدهاي بدون فاكتور و تنظيم فرم مربوطه
این مقاله را نیز بخوانید: کدینگ حسابداری تولیدی
2- ترتيبی اتخاذ گردد تا كليه مدارك مربوط به خريد به همان ترتيب پيوست فرم تنخواه گردان و شماره برگ نيز درصورت قيد گردد.
3- تنخواه گردان ها موظفند در زمينه خريدهاي عمده سريعاً مدارك مربوط را به حسابداري جهت هماهنگي لازم ارائه دهند.
