تطبیق حسابهای پرداختنی نرم افزاری
از تطبیق خودکار استفاده کنید
در مرحله اول تطبیق ، تطبیق حسابهای پرداختنی ، کاملاً خودکار است ، که هیچ راه حل جایگزینی آنچنان که به نظر می رسد مناسب نیست. طبق این روش ، شرکت های تولید کننده نرم افزارهای حسابداری ملک ، نرم افزار بسیار پیشرفته ای را برای شرکت شما نصب می کند که برای شما مطابقت دارد. این بدان معناست که بخش خرید باید همه سفارشات خرید را در سیستم رایانه وارد کند. و باید این کار را خط به خط انجام دهد ، به طوری که رسیدها با موارد جداگانه خط مطابقت داشته باشد.
مرحله دوم نرم افزاری
در مرحله بعد ، بخش دریافت کننده باید به رایانه دسترسی داشته باشد. تا بتواند سفارش خرید را بخواند. و در صورت دریافت اقلام را بررسی کند. بنابراین ، این امر فرایند تطبیق کمیت را از حسابداری به حوض دریافت کننده تغییر می دهد. و سرانجام ، کارکنان حسابداری باید هر خط فاکتور تأمین کننده را به رایانه وارد کنند. سپس نرم افزار به طور خودکار همه چیز را با هم مطابقت می دهد. و لیستی از مواردی را که مطابقت ندارند ، برمی گرداند ، که کارکنان حسابداری باید مجدداً آنها را با یکدیگر تطبیق دهند.
اگرچه ممکن است به نظر برسد که وارد کردن هر خط در هر فاکتور تامین کننده خیلی سخت است. با این وجود ، این تا آنجا ادامه دارد که شرکت های بزرگ به مفهوم تطبیق اعتقاد دارند.
مرحله سوم نرم افزاری
و قبل از اینکه به مرحله بعدی برویم ، به خاطر داشته باشید که می توانید فقط بخشی از آخرین راه حل را اجرا کنید. به این معنی که کارکنان دریافت کننده مواردی را که در رایانه وارد می شوند چک کنند. که راه خوبی برای حداقل اطمینان از صحت مقادیر است. در مورد تطبیق قیمت ، ممکن است فقط هر چند وقت یکبار این اعداد را بررسی کنید. و سپس در مورد آن دسته از تامین کنندگان که خطای قیمت دارند ، به طور دقیق تحقیق کنید.
از رسیدهای ارزیابی شده استفاده کنید
استفاده از رسیدهای ارزیابی شده بهترین گزینه از سایر گزینه های منطبق است ، بر اساس این سیستم ، این شرکت از تأمین کنندگان می خواهد که کالاها را مستقیماً به فرایند تولید خود تحویل دهند ، بدون اینکه افرادی در اطراف برای بررسی کالا دریافت کنند. همه چیز بلافاصله در محصولات شرکت گنجانده می شود ، بنابراین فرض بر این است که اگر چیزی تولید شده باشد ، حتماً باید کالایی تحویل داده شود.
سپس نرم افزار حسابداری با استفاده از قبض مواد محاسبه می کند که چه مقدار از محصول عرضه کننده باید استفاده شده باشد ، آن را در قیمت واحد ذکر شده در سفارش خرید ضرب می کند و پرداختی را به تأمین کننده ارسال می کند. اصلا فاکتور تامین کننده ای با این روند حسابداری وجود ندارد. در واقع ، کار چندانی برای کارکنان حسابداری وجود ندارد.
این واقعا باحاله. اما ، تنها در صورتی کار می کند که تنظیمات ایجاد شده برای نرم افزاردقیقاً مناسب کسب و کار مان باشد. ابتدا ، باید هر تأمین کننده ای را در برنامه پیش گواهی کنید ، تا بتوانید به آنها اعتماد کنید تا محصولات مناسب را در زمان مناسب و باتوجه به مقدار مناسب ارائه دهند.