نکات مهم درباره دستورالعمل تنخواه گردان
1)كليه تنخواه گردانها ميبايست قبل از انجام هزينه با مسئول واحد خود مديريت بازرگاني طبق ضوابط هماهنگي نمايند و پرداخت هرگونه وجهي بدون هماهنگي با مسئول واحد مربوطه ممنوع ميباشد و در صورت انجام ، به بدهي تنخواهدار منظور ميگردد .
2)مسئولين تنخواه گردانها بايستي ترتيبي اتخاذ نمايند تا وجود مذكور از هرگونه دخل و تصرف مصون ماند . بنابراين توصيه ميگردد حساب بانكي (جاري) به همين منظور افتتاح گردد .
3)تنخواه گردانها ميبايست پس از انجام هزينه تا ميزان 80% سقف تنخواه جهت تجديد تنخواه بلافاصله نسبت به ارسال مدارك تنخواه به مديريت بازرگاني اقدام نمايند و در صورتيكه در اين خصوص تعهداتي جهت شركت ايجاد گردد تماماً از تنخواهدارها از محل تضمين دريافتي از ايشان قابل وصول خواهدبود .
4)ايجاد هرنوع تعهد مالی شركت نسبت به اشخاص حقيقي و يا حقوقي بدون كسب مجوز كتبي از مديرعامل شركت ممنوع ميباشد.
5)انعقاد قرارداد با تاييد مدير مربوطه و تصويب نهايي مديرعامل (در چارچوب آئين نامه معاملات شركت) صورت ميگيرد و پرداختها در اين خصوص توسط حسابداري صورت ميپذيرد و پرداخت توسط تنخواهگردانها ممنوع ميباشد.
این مقاله را نیز بخوانید: سیستم های کنترل داخلی در حسابداری
6)خريد لوازم اداری از قبيل ميز و صندلي و 000 فقط با تاييد مدير مربوطه و تصويب مديرعامل شركت طبق ضوابط و مقررات شركت مجاز خواهدبود .
7)تنخواهدارها مجاز به هزينه نمودن بيش از سقف تنخواه نميباشد .
8)كالاها و اموال خريداري شده ميبايست بلافاصله به انبار شركت تحويل و ساير مقررات جاري مربوط به سيستم انبار ، رسيد انبار ، طبق سيستم در مورد آن به مرحله اجرا درآيد .
9)پرداخت هرگونه وجه بصورت پيشپرداخت توسط تنخواهگردانها ممنوع بوده و در مواقع ضروري با هماهنگي مديريت بازرگاني متضمن تسويه از محل تنخواه گردانها قابل قبول خواهدبود . در زمينه عليالحساب حقوق تنها از طريق تنخواه صندوق امكانپذير ميباشد كه ميبايست فرد متقاضي پس از تنظيم فرم درخواست مساعده و تاييد مدير مربوطه و مديرعامل درصورت وجود نقدينگي پرداخت صورت پذيرد .
10)هزينههائي كه از محل تنخواه گردانها (پس از تاييد مسئول مربوطه) قابل پرداخت ميباشد . بشرح ذيل ميباشد :
الف-هزينههاي آب و برق ، تلفن ، پست ، سوخت ، گاز .
ب –پرداخت هزينههاي كپي ، تايپ ،صحافی بنابه درخواست و تائيد مدير مربوطه (درصورت عدم وجود امكانات مذبور در شركت و يا محل كارخانه) .
ج-هزينه لوازم التحرير اداري و ضروري .
این مقاله را نیز بخوانید: کدینگ حسابداری خدماتی
د-هزينههاي آبدارخانه (از قبيل قند ، چاي ، مايع ظرفشويي) و هزينههاي پذيرايي از ميهمانان شركت درصورت ضرورت (شامل:ميوه،شيريني،غذا)
ذ-پرداخت هزينههاي حمل و نقل و باربري براساس اسناد و مدارك مربوطه .
و-هزينههاي تعميرات ضروري تجهيزات و دستگاهها در حالت فورس ماژور و اثاثيه و منصوبات اداري و ساختمانها و برفرويي .
ز-پرداخت هزينههاي ايابوذهاب ، ماموريتهاي روزانه اداري براساس برگههاي ماموريت اداري .
ح-پرداخت هزينه های سوخت وسائط نقليه جهت انجام اموراداری شركت .
ط-پرداخت هزينه های تعميرات عادي و سرويس و نگهداري وسائط نقليه بنابه تائيد مديرمربوطه و تصويب مديرعامل شركت . (هزينههاي ناشي از تصادفات وسائط نقليه كه در اثر بي توجهي تحويل گيرنده وسيله نقليه به آن وارد گردد بعهده تحويل گيرنده خواهدبود.)
11)به منظور تسريع در كار كنترل اسناد در حسابداری و اعمال صحيح كنترلهای داخلي رعايت موارد زير الزامي ميباشد .
1-11-مشخصات اسناد خريد كالاها و خدمات بشرح زير:
فاكتور شامل مقدار و مبلغ كالا يا خدمات خريداري شده با آدرس و مشخصات فروشنده بدون خطخوردگي و ذكر مشخصات كالا بصورت دقيق و ذكر كداقتصادي فروشنده ، و در زمينه خريدهاي بدون فاكتور تنظيم فرم مربوطه .
این مقاله را نیز بخوانید: کدینگ حسابداری تولیدی
2-11-ترتيبی اتخاذ گردد تا كليه مدارك مربوط به خريد به همان ترتيب پيوست فرم تنخواهگردان و شماره برگ نيز درصورت قيد گردد .
3-11-تنخواهگردانها موظفند در زمينه خريدهاي عمده سريعاً مدارك مربوط را به حسابداري جهت هماهنگي لازم ارائه دهند .